Tilbakemelding: For lite, for seint og uten kraft til å påvirke atferd

Denne uken har jeg hatt flere samtaler med bedriftsledere om tilbakemelding. Jeg har reflektert over tidligere møter med topplederen som hadde svært gode intensjoner, men likevel bommet, og har fått noen svar på spørsmålene jeg stilte via Linkedin.

Velkommen til den tredje bloggposten i serien om temaet tilbakemelding. 

Den første bedriftslederen jeg møtte var relativt ny i selskapet. Han fortalte at han ble overrasket og litt oppgitt på sine nye medarbeideres vegne når han oppdaget at en rekke av dem ikke hadde gjennomført medarbeidersamtaler på mange år, og at de heller ikke hadde konkrete mål.

"Jeg bare gjør jobben min jeg - slik jeg blir fortalt", var en av responsene han hadde fått. Denne lederen var tydelig på at tilbakemeldinger - både i hverdagen - og i mer strukturerte former (medarbeidersamtaler) var en avgjørende suksessfaktor.

Sitatet fra Ed Batista peker på viktigheten av at man ikke "sparer opp" tilbakemeldingene til den årlige medarbeidersamtalen, men tvert i mot gjør tilbakemelding til noe som er normalt og pågående.

Jeg tenker at vi må gjøre tilbakemeldinger normalt - og gjennomføre gode medarbeidersamtaler.

I går mottok jeg ennå en bok om temaet, hvor forsiden illustrerer dette poenget tydelig gjennom bruken av et evighetssymbol. I en god bedriftskultur lever tilbakemeldinger i beste velgående. 

I denne artikkelen, publisert i Ledernytt i 2018, trekker kollega og forfatter Frode Dale det så langt at han kaller tilbakemeldingskulturen for bedriftens hovedpulsåre. Det er jeg helt enig i!

En del av utfordringen som kan bidra til at "pulsen går ned"er at mange av oss vegrer oss for å gi kritikk og tilbakemeldinger. Dette kan blant annet henge sammen med vår egen kunnskap om at vi selv er relativt dårlige på å motta kritikk og tilbakemeldinger, eller vår egen frykt for at relasjoner og samarbeidsforhold skal bli skadelidende. 

Ærlig talt. Vi er ikke spesielt dyktige på dette med tilbakemeldinger....

Den "typiske norske" tilbakemeldingskulturen (om noe kan kalles det), er nok sterkt preget av jantelov og omkvedet "Så lenge du ikke hører noe, er det greit", "du får tidsnok høre det", eller en lett beskjemmet fnysing, blåsing i barten og sparking i grusen dersom man mottar et kompliment, skryt eller positiv tilbakemelding . "Det skulle bare mangle", "Pffft, dette var ingenting"....

Det kan fort også handle om våre tilbakemeldingsferdigheter.

Ett eksempel fra egen praksis handler om konsernsjefen som tydeligvis var opplært til og opptatt av å gi tilbakemeldinger. Det er jo et godt utgangspunkt, så intensjonene var knallgode! Likevel ble det ikke godt nok...

Utfordringen var at han nesten utelukkende benyttet seg av korte uttrykk som "Bra!", og "Godt jobba!" 

For det første var repertoaret svært begrenset. For det andre var det umulig å vite hva han egentlig siktet til. Det ble rett og slett for kort, for lite, for generelt, for utydelig, og dermed helt uten kraft til å påvirke atferd.

For det er jo blant annet det tilbakemelding handler om. Muligheten for å påvirke atferd gjennom dialog. Enten forsterke/opprettholde produktiv atferd, eller svekke/avvikle uproduktiv atferd (se min video om produktiv/uproduktiv atferd her).

Da holder det heller ikke at vi "sparer opp" tilbakemeldingene til den årlige medarbeidersamtalen. Dette er et svært tema i seg selv, og her er det mye vi kunne snakket om, både fra lederperspektivet, medarbeiderperspektivet og organisasjonsperspektivet.

Tema som svært ofte går igjen i samtaler jeg har om dette temaet; er dårlig samvittighet, arbeidspress, dårlig tid, manglende oppfølging, akademisk øvelse, livsfjernt, lite nytte, lav relevans med mer. Det blir fort en "øvelse vi må igjennom" med lite fokus på relasjon og utvikling. Ofte ender det hele opp som en "papirtiger". Det er trist.

Heldigvis finnes det hederlige unntak. En spennende tilnærming til medarbeidersamtalen er utviklet av Bergensbaserte Motivati, som har valgt en helt annen vinkling, og kan vise til gode resultater.

Det skybaserte verktøyet tar utgangspunkt i 8 faktorer man vet har med indre motivasjon å gjøre, og lar medarbeideren selv vurdere nåværende og ønsket nivå. Ut fra dette, blir det synliggjort hvilke områder som er viktig å snakke om i hver enkelt medarbeidersamtale.

Daglig leder Cecilie Lyche forteller at Motivati gir støtte for dialog gjennom hele ansattfasen fra oppstart til exit, og hjelper lederne å bygge relasjoner og utøve lederskap gjennom bedre samtaler og bedre oppfølging.

Dersom medarbeidersamtalene i din kontekst er en heller traurig affære, kan denne løsningen faktisk være vel verdt å utforske nærmere.

Så litt om ukens spørsmål på Linkedin

Denne gangen handlet det om hva som ville være en klok eller god respons på tilbakemeldinger man er uenig i, eller ikke kjenner seg igjen i:

De som har bidratt med innspill påpeker verdien av å unngå å reagere automatisk. Videre den positive effekten av å stille spørsmål, be om utdypning, og gjerne parafrasere (gjenta det du hørte den andre si med dine egne ord).

Det er en kunst, både å gi og motta tilbakemelding. Det er viktig å forsøke å akseptere at tilbakemeldingen kun er en annens perspektiv på deg eller din atferd. Tilbakemelding er en gave til oss. Litt av kunsten handler om å ta imot selve gaven på en klok måte.

Undertittelen på dette innlegget er: "For lite, for seint og uten kraft til å påvirke atferd". Vi vet at tilbakemeldinger er avgjørende for at organisasjonen skal fungere og utvikle seg normalt. Derfor må vi i fellesskap arbeide for at tilbakemeldinger kommer i tilstrekkelig mengde, i riktig tid, og har kraft til å påvirke atferd. 

Kort om prosjektet mitt

Jeg fordyper meg litt i tilbakemelding (både som kunstart og teknikker) fra nå og frem til utgangen av første kvartal 2020.

Derfor har jeg nå gått løs på min egen boksamling på jakt etter ulike perspektiver på tilbakemeldinger. Jeg har sendt bestillinger på mer litteratur om emnet fra inn- og utland, og bruker google flittig for å oppdage og lære mer. Det er spennende!

Jeg ser for meg å dele en god del av det jeg finner på temaet her på nettstedet vårt. Både fordi jeg selv lærer av å skrive, og fordi jeg tenker at du også kan ha nytte av det i ditt virke.

Jeg lover å holde deg oppdatert med noen nye innlegg i tiden fremover, og den aller beste måten å sikre deg det på - er å melde deg på nyhetsbrevet mitt like under dette avsnittet.

Godt lederskap, godt medarbeiderskap! Vennlig hilsen John Øyvind Livden

Les også: Francine deltok på Vardeveien og fikk lederstillingen hun hadde drømt om